Bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse ondersteun jij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam op alle secretariële onderwerpen. Jij zorgt ervoor dat de bestuurders goed gefaciliteerd worden om optimaal in te spelen op de behoeften die in de stad leven.

Ben jij een flexibele en klantgerichte secretaresse? Heb jij ervaring als secretaresse en zit ontzorgen jou in het bloed? Reageer dan nu!

Wat ga je doen?

De ondersteuning van het bestuur is bij jou in goede handen. Je werkt nauw samen met het college, de andere secretaresses, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd. De werkzaamheden bestaan uit:

• Complex agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken
• doornemen van de agenda met de bestuurder
• secretariële werkzaamheden en voorbereiden van overleggen
• behandelen van telefoontjes, aannemen van verzoeken en verstrekken van algemene informatie
• het klaarzetten van de juiste documenten voor de bestuurder
• het gastvrij laten verlopen van alle officiële en minder officiële contactmomenten
• signaleren en proactief communiceren over zaken waar het bestuur, directe collega 's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
• meedenken over (verbeteringen in) de werkprocessen en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied

Je maakt onderdeel uit van een groter secretariaat waarin iedere collega één of meerdere leden van het college ondersteunt. Doordat je onderdeel bent van het secretariaat heb je directe collega’s waarmee je kunt overleggen. We zorgen er samen voor dat het werk altijd goed is georganiseerd.

Wat breng je mee?

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau
• Minimaal 2,5 jaar ervaring als management assistent of bestuurs- & directiesecretaresse, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands
• Je kunt goed overweg met de meest gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams
• Goed gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerken en representatief
• Bij voorkeur beschikbaar op de maandagen en woensdagen 

Over het team

Je komt te werken binnen het team Concern-en Bestuurszaken. Samen dragen we bij aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het team bestaat uit ongeveer 20 personen die werkzaam zijn bij verschillende onderdelen: bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, bestuursadvies, bestuurlijke processen, kabinetszaken en concernstrategie, onder leiding van een teammanager. Zij werken allen op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Werken voor Schiedam? 

De gemeente Schiedam is een dynamische middelgrote gemeente, waar je de kans krijgt om binnen jouw functie van begin tot eind verantwoordelijkheid te dragen. We bieden je de mogelijkheid om zowel op vakinhoudelijk gebied als op het gebied van competenties en vaardigheden te blijven groeien. Wij bieden coaching en training aan om je op gevraagde competenties te ontwikkelen. 

Bij de gemeente Schiedam geloven we in diversiteit en inclusie. Een inclusieve stad verdient een inclusieve gemeente. Bij ons ben je onderdeel van een organisatie waar respect, samenwerking en open communicatie de norm zijn. We zetten ons in voor gelijke kansen voor iedereen, waarbij we barrières actief wegnemen om te zorgen dat alle medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen, ongeacht hun achtergrond. We werken met elkaar aan een duurzame, diverse en inclusieve organisatie waar iedereen zich gewaardeerd, gehoord en gesteund voelt.  

Wat krijg je van ons?

In deze functie kan jij je verder ontwikkelen in het secretariële vak. Daarnaast doe je veel sociale contacten op en leer je interessante mensen kennen uit de omgeving Schiedam en daar ver buiten.
We bieden, in overleg, flexibele werktijden en de mogelijkheid tot deels thuiswerken. De dagen dat je wel op kantoor werkt ben je op een gezellige locatie tegen het centrum van de stad die uitstekend bereikbaar is met het openbaar vervoer.

Het salaris bij deze functie bedraagt maximaal € 4.297 bruto per maand (maximum schaal 8) bij een werkweek van 36 uur, het salaris waarop je instroomt is afhankelijk van je kennis en het aantal jaren relevante ervaring wat je meebrengt. Daarnaast krijg je:

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris.
• Een reiskostentegemoetkoming per kilometer tot 30 km. Reisafstand of op basis van ov.
• Opbouw van een ABP-pensioen.
• Vakantiedagen en verlofregelingen die passen bij verschillende levensgebeurtenissen.
• Diverse opleidingsmogelijkheden, en trainingen om jouw vaardigheden te ontwikkelen. Wij ondersteunen jouw persoonlijke en professionele groei.
• Gestart wordt met een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor een jaar. Bij goed functioneren kan deze omgezet worden naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.